Uniforme terminologie als succesfactor – de voordelen voor uw bedrijf

Uniforme bedrijfsterminologie

Het is u misschien ook al opgevallen: meestal gebruiken diverse afdelingen binnen een bedrijf verschillende terminologie voor dezelfde woorden. Er zijn maar weinig bedrijven die beschikken over een centraal beheerpunt voor terminologie.

Toch is het zo dat iedereen ervan profiteert als vaktermen voor alle bedrijfstalen al van begin af aan duidelijk zijn gedefinieerd en vastgelegd.

Alleen met behulp van een centrale terminologiedatabase wordt gegarandeerd dat interne medewerkers en externe partners over dezelfde informatie kunnen beschikken. En dat blijkt voor bedrijven een echte succesfactor. Ontdek hier waarom.

Wat is terminologie?

Met terminologie worden alle termen uit een bepaald vakgebied bedoeld. De omgang met terminologie wordt vastgelegd in een leidraad en deze wordt meestal digitaal beheerd in een- of meertalige terminologiedatabases, ook wel 'termbases' genoemd.

Zo'n leidraad bevat niet alleen naamgevingsconventies en regels voor de schrijfwijze van namen en samenstellingen die in het bedrijf worden gebruikt. De leidraad bevat ook informatie over welke begrippen in welke vorm gebruikt – of juist niet gebruikt – mogen worden en dus in de termbase kunnen worden opgenomen.

Naast de algemene terminologie, die in een bedrijf tot op zekere hoogte kan variëren, is er ook de verplicht vastgelegde terminologie. Deze wordt ook nomenclatuur genoemd en bijvoorbeeld in de biologie, scheikunde, astronomie en geneeskunde gebruikt.

Hoe profiteert u van uniforme terminologie?

Als een bedrijfstaal eenmaal is vastgelegd, kan deze digitaal aan alle medewerkers en externe partners ter beschikking worden gesteld. Hierdoor gebruiken alle bij een proces betrokken personen dezelfde terminologie. Een dergelijk terminologiebeheer levert u de volgende voordelen op:

Betere communicatie

Door een uniforme terminologie zullen er geen onduidelijkheden of misverstanden ontstaan in uw bedrijf. Zo communiceren niet alleen de medewerkers binnen een bepaalde afdeling doelgerichter, maar begrijpen collega's elkaar ook als ze op een andere afdeling werken, in een andere vestiging werkzaam zijn of zelfs een andere taal spreken. Effectieve communicatie is binnen een bedrijf nu eenmaal een must.

Betere tekstkwaliteit

Door een vastgelegde bedrijfsterminologie gebruiken interne en externe medewerkers dezelfde begrippen bij het schrijven van teksten en bij de vertaling van deze teksten. Dit is niet enkel het geval in een document. Het geldt voor alle teksten binnen een project, in een afdeling, in een complete vestiging en zelfs in het hele bedrijf! Consistent gebruik van terminologie zorgt dus voor een constant hoge tekstkwaliteit.

Consistente merktaal

Om een bepaald merkimago uit te stralen, moeten van tevoren alle belangrijke dingen worden vastgelegd: de doelgroep, de materialen, het prijssegment, het kleurenpalet. Daardoor kunnen alle producten gemakkelijk aan het bedrijf worden gekoppeld. Ook de taal is hier van groot belang. Een uniforme, vastgelegde terminologie zorgt ervoor dat uw merk een consistente en begrijpelijke taal gebruikt die goed bij uw klanten aankomt. Zo wordt de merkherkenning vergroot.

Uniforme technische documentatie

Ook met een vastgelegde terminologie is de technische documentatie nog geen kinderspel, maar deze wordt wel een stuk makkelijker. De documentatie is hierdoor uniformer en dus begrijpelijker. Er zijn immers geen verschillende begrippen meer voor een enkel ding, maar er is slechts één duidelijk gedefinieerd begrip. Dat bespaart tijd bij de tekstcreatie en zorgt bovendien voor beter begrip. Door middel van de vastgelegde terminologie kunnen glossaria voor de documentatie ook gemakkelijker worden gecreëerd.

Eenvoudigere creatie van content

Een vastgelegde bedrijfsterminologie helpt bovendien bij de creatie van content en zorgt ervoor dat hierbij tijd wordt bespaard. Uw tekstschrijvers weten direct welke begrippen er moeten worden gebruikt en hoe ze worden geschreven. Hierdoor hebben ze minder tijd nodig voor onderzoek en kunnen ze zich direct op het product of de dienst concentreren waar ze over schrijven. Het gevolg: uw content is samenhangend en begrijpelijk.

Geoptimaliseerde vertalingen

Ook bij het vertalen staan de belangrijkste begrippen al vast dankzij de terminologiedatabase. Uw vertalers hoeven daardoor niet onnodig veel tijd te investeren in tijdrovend onderzoek. Ze hebben duidelijke regels waar ze zich aan houden. Door te werken met CAT-tools bespaart u bovendien op de kosten, omdat identieke of vergelijkbare tekstgedeeltes voor een voordeligere prijs worden vertaald. Betere vertalingen én lagere kosten – wat wilt u nog meer!

Juridisch op safe spelen

Ten slotte zorgt een vastgelegde terminologie voor uw bedrijf ook voor een minder grote kans op juridische problemen, omdat beschermde begrippen en merken bijvoorbeeld niet kunnen worden veranderd. De technische documentatie is consistenter en begrijpelijker, waardoor zowel het schrijven van teksten als het vertalen doorgaans minder foutgevoelig is.

Een consistent bedrijfsimago

Zoals u ziet, kunt u van vele voordelen profiteren als u de interne bedrijfsterminologie bindend vastlegt. Met een vastgelegde terminologie communiceren alle medewerkers effectiever met elkaar en wordt dit beeld ook naar de buitenwereld overgedragen.

De afzonderlijke afdelingen en vestigingen van uw bedrijf hebben toegang tot dezelfde informatie en spreken uiteindelijk ook dezelfde taal. Zo kunt u uw klanten met het grootste gemak overtuigen van uw deskundigheid.

Succesvolle communicatie voor een succesvol bedrijf – door middel van een goed terminologiebeheer.