7 tips om te besparen op vertaalkosten in 2017

Kent u dat? Elk jaar hebt u weer meer teksten die vertaald moeten worden, maar uw budget ervoor blijft constant.

U weet hoe belangrijk internationale bedrijfscommunicatie is. Concessies doen op het gebied van kwaliteit en consistentie is dus geen optie. Wij geven u zeven tips waarmee u de vertaalkosten kunt laten dalen en toch kunt blijven profiteren van de allerbeste taalkundige kwaliteit.

  1. Gebruik terminologie die gangbaar is in uw bedrijf

Is gebruikelijk jargon schriftelijk vastgelegd in uw bedrijf? Stel dit materiaal ter beschikking. Uw vertaalbureau biedt taalkundige dienstverleningen en maakt voor u termbases (oftewel terminologiedatabanken) aan, die alle belangrijke en terugkerende woorden uit uw vakgebied bevatten. De vertalers hebben toegang tot deze termbases. Hierdoor wordt bij toekomstige vertaalopdrachten een constante kwaliteit gewaarborgd. Ook wordt de benodigde tijd voor het vertalen gereduceerd, waardoor de kosten zullen dalen. Hoe meer vertaalopdrachten u aan uw dienstverlener stuurt, hoe gedetailleerder de lijst met vakjargon wordt. De termbase wordt uitgebreider. Dit betekent voor u een kostenvoordeel. Er zijn taalkundige dienstverleners die beschikken over omvangrijke termbases die gericht zijn op specifieke vakgebieden of branches. Hierdoor bieden zij u al vanaf het begin van de samenwerking een aanzienlijke toegevoegde waarde.

  1. Vertaalgeheugen opbouwen

Door het gebruik van vertaalgeheugens, de zogenaamde 'translation memory systems', zullen uw vertaalkosten dalen. Als u uw zakelijke teksten actualiseert, wijzigt en aanpast aan nieuwe omstandigheden, impliceert dit automatisch een aanpassing voor al uw taalvarianten. Dankzij het vertaalgeheugen van uw dienstverlener kunt u er zeker van zijn dat er niet twee keer hetzelfde wordt vertaald. Zo bespaart u tijd en kosten, terwijl de vertaalkwaliteit en consistentie constant blijven. Vertaalgeheugens zijn duurzame tools uit de vertaal- en lokalisatiebranche. Enkele taalkundige dienstverleners beschikken ook over vertaalgeheugens die gericht zijn op geheel specifieke vakgebieden, waardoor u reeds vanaf het begin van de samenwerking kunt profiteren van een aanzienlijk kostenvoordeel. Let er bij het ontvangen van de offerte op dat er oplopende kortingstarieven worden vermeld. Voor herhalingen of reeds vertaalde tekstsegmenten betaalt u minder dan voor een compleet nieuw woord. Bij een groot vertaalvolume zal een machinevertaling (oftewel geautomatiseerde vertaling) in de nabije toekomst voor een kostenvoordeel zorgen. Maar de huidige stand van de techniek brengt momenteel helaas nog geen kostenbesparing teweeg.

  1. Zorg voor goede bronteksten

Als uw bronteksten inconsistent taalgebruik, verschillende getalnotaties, inconsistent gebruik van hoofdletters en kleine letters of foutieve afbrekingen bevatten, wordt het vertaalproces vertraagd en hierdoor duurder. Het aanleveren van goed gestructureerde en consistente bronteksten is vereist, opdat terugkerende teksten ook weer herkend kunnen worden. Goede en gelijkblijvende formuleringen en continu gebruikte schrijfwijzen, begrippen en regels zorgen bij de artikelbeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen, documentatie en websites voor een beter begrip en een optimale basis voor het omzetten naar een andere taal. Bovendien houdt u meer van uw budget over.

  1. Stel 'style guides' ter beschikking

Zijn er in uw bedrijf richtlijnen vastgelegd voor bijvoorbeeld het gebruik van hoofdletters en kleine letters voor namen en producten? Gelden er in uw bedrijf bepaalde regels wat de opbouw, structuur of toon van zakelijke teksten betreft? Ja? Stel deze informatie ter beschikking. Uw vertaalbureau kan aan de hand van deze documenten sneller en voordeliger werken. Als u nog geen 'style guide' bezit, zal uw vertaalbureau deze met u samenstellen. Nadat de brontekst met de 'style guide' wordt vergeleken, wordt deze vervolgens helemaal correct aan de vertalers verstuurd.

  1. Vraag geen te korte levertijd aan

Korte levertijden impliceren altijd hogere kosten. Als de kwaliteit er niet onder mag lijden, is het beter om geen al te korte levertijd te eisen. Calculeer bij het plaatsen van de opdracht een redelijk tijdsbestek in, zodat de kosten niet stijgen en er genoeg tijd overblijft voor een kwaliteitscontrole en tekstrevisie.

  1. Bundel meerdere korte teksten in één opdracht

Als uw tijdsplanning het toelaat, kunt u meerdere korte teksten bundelen in één opdracht. Op deze manier bespaart u kosten. Of het vertaalbureau nou 20 of 2000 woorden naar 10 talen vertaalt; het vergt qua handeling dezelfde inspanning.

  1. Stimuleer een duurzame samenwerking

Een vertaalbureau dat al uw vertalingen verzorgt, kan een beter totaalpakket aanbieden. Het kostenplaatje wordt hierdoor voor u aantrekkelijker. Het is dus beter om met één vertaalbureau samen te werken dan om het budget te verdelen over meerdere vertalers en bureaus. Bovendien kunt u ook profiteren van algemenere vertaalgeheugens. Bij een langdurige samenwerking met het vertaalbureau kunt u niet alleen profiteren van voordeligere prijzen voor toekomstige vertaalopdrachten, maar kunt u ook genieten van een optimale dienstverlening door synergie en bestaande vakkennis.   Bij een bestendige en consequente realisatie van deze stappen kunt u uw vertaalkosten laten dalen en tegelijkertijd een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van uw internationale teksten.